De nombreux
projets sont réalisés sans qu’un comité de pilotage soit mis en place. On
trouve encore des responsables qui déclarent : "à quoi cela peut servir
?", "cela ne sert à rien", "c'est une perte de temps",
" c’est un truc de consultant voulant augmenter ses honoraires", ....
Dans d'autres cas il existe bien un comité de pilotage mais il n'en a que le
nom. Il regroupe quelques personnes de bonnes volontés choisies un peu au
hasard et qui ne savent pas très bien ce qu'on attend d'eux.
Souvent on considère
que les comités de pilotage constituent un luxe dont il serait possible de se
passer. Il existe encore des chefs de projet qui affirment qu'il suffit de rencontrer
les différentes responsables de l'entreprise afin de les interroger sur leurs
besoins. A leur avis c'est largement suffisant pour maîtriser le projet. Les
échecs à répétition d’un certain nombre de projets montre que c'est une
illusion. En fait l’absence d’un comité de pilotage est une des causes les plus
fréquentes des dérives de projets.
L'observation montre que la
présence d'un comité de pilotage est un facteur clé de réussite des projets.
C'est une bonne pratique connue, malheureusement, elle est trop souvent
oubliée. Ainsi, sous prétexte qu'un projet a une petite taille certains
considèrent qu’il n'est pas nécessaire de mettre en place un comité de pilotage.
Dans d'autres cas, lorsque le projet est trop complexe ou s’il se déroule dans un
délai trop court, on décide qu'un comité de pilotage est sans objet. Ceci
explique qu'aujourd'hui encore on constate la dérive d’un trop grand nombre
projets.
Trop de projets n'ont pas de comité de
pilotage
Il est important
de comprendre les raisons qui incitent un certain nombre de chefs de projets et
de maîtres d'ouvrage à ne pas mettre en place de comité de pilotage. Il est
important de comprendre leurs raisons. Elles sont de différents ordres :
― Certains
chefs de projets affirment que les comités de pilotage sont inutiles dans leur
cas car leur équipe est soudée et ses membres savent parfaitement ce qu'ils
doivent faire : "Dans ces conditions il est inutile de mettre en place un
comité de pilotage car il n’apportait à rien".
― D'autres
pensent que la mise en place d'un comité de pilotage va alourdir et compliquer
la gestion des opérations : "Les professionnels doivent assurer leurs
responsabilités", "Un comité de pilotage développe la bureaucratie et
dilue les responsabilités", "Nos décideurs ne sont pas demandeurs de
ce type de réunions", ....
― La
préparation d'une réunion du comité de pilotage représente une charge de
travail non négligeable et finalement elle retarde les projets : "Il faut
préparer des documents, établir une présentation et rédiger un compte-rendu.
C'est une charge de travail significative pour un résultat aléatoire ".
― Rien
n'est décidé dans le cadre des réunions des comités de pilotage : "Cela
commence par une présentation préparée d'avance, puis ensuite chacun cherche à
se faire valoir", "Dans ces comités on ne décide jamais rien",
"Ce sont des réunions purement formelles",.....
― C'est
trop souvent un tribunal chargé de juger le chef de projet : "Je n'ai pas
vocation au martyr", "Chez nous on a la mauvaise habitude de tout
critiquer", "Dans un comité de pilotage il n'y a personne pour
arbitrer entre les informaticiens et les utilisateurs", ....
― Les
comités de pilotage sont souvent considérés comme des comités
"Théodule" où viennent des personnes car ils n'ont rien de mieux à
faire : "ils viennent boire du café ou du jus d'orange et écoutent d'une
oreille distraite ce qui se dit", "on envoie au comité de pilotage
les second couteaux qui ne peuvent rien décider", "lorsqu'il y a un
véritable problème à traiter et qu'il est nécessaire de prendre d'urgence une
décision ils rapportent le problème aux vrais décideurs et ensuite ils
apportent leur réponse à la prochaine réunion", .....
Toutes ces réticences
expliquent le fait que trop souvent des projets importants n'ont pas de comité
de pilotage ou, s'il y en a un, il n'a pas la bonne composition et il ne joue
pas le rôle qu'il devrait assurer.
Le comité de pilotage n'est pas la cerise
sur le gâteau
Trop souvent on
présente l'existence du comité de pilotage comme la cerise sur le gâteau.
L'image est séduisante mais elle est en grande partie inexacte. Ce n'est pas la
cerise sur le gâteau mais le gâteau lui-même. S’il n’y a pas un comité de
pilotage performant le projet ne peut que dériver et finalement se diluer. C’est
un des facteur clé de succès.
En effet, la
réussite d'un projet repose en grande partie sur une coordination efficace entre
toutes les parties prenantes concernées et sur une solide maîtrise de
l'enchaînement des opérations. Ce sont les deux fonctions clés que doit assurer
le comité de pilotage. Si les principales parties prenantes n'ont pas participé
aux choix effectués il y a peu de chances qu'elles se reconnaissent dans les
solutions adoptées. De plus la coordination entre les différentes
parties-prenantes est un point très important. Ainsi, par exemple, une fois que
la rédaction des programmes est terminée il est nécessaire que les utilisateurs
soient prêts à les tester. Si cela n’a pas prévu et discuté avec les intéressés,
le projet ne peut que déraper.
Cependant, le
comité de pilotage n'a pas responsable du déroulement du projet. Si les choix
techniques sont irréalistes ou si les développements sont réalisés par des
personnes peu compétentes, le comité de pilotage a beaucoup de mal à corriger
ces erreurs.
Par contre si les
spécifications de la future application sont inadaptées ou si les futurs
utilisateurs sont aux "abonnés absents" le comité de pilotage peut intervenir
et corriger ces errements. Or, on le sait, si certains projets rencontrent ces
types de difficultés ils ne peuvent que se traduire par la dérive traditionnelle
des projets informatiques qui est de l’ordre de 40 %.
Dans ces
conditions l'absence d'un comité de pilotage peut amener à constater ex-post
une dérive significative d’un projet. A l'inverse les succès obtenus par les
comités de pilotage sont dus à la conjonction de trois facteurs :
― Définir un cadre de référence. Il doit préciser la
manière de découper le projet en étapes ou en tâches, d'établir le planning du
projet, de calculer la charge nécessaire de développement et de tests, d'estimer
le montant du budget de projet, ... ([1])
― Avoir un regard distant sur le projet. Le comité de
pilotage a pour rôle de rappeler régulièrement aux maîtrises d’œuvre les
objectifs du projet, de détecter d'éventuelles dérives et de réagir rapidement.
― Arbitrer entre des demandes contradictoires. Il est
fréquent que les différentes parties prenantes n'ont pas les mêmes attentes et
il est nécessaire d'arriver à établir des compromis entre eux.
Ces trois
facteurs permettent aux comités de pilotages d'améliorer de manière
significative la maitrise du développement des projets.
Les rôles du comité de pilotage
Un comité de
pilotage est avant tout un organe de régulation du
projet. Il assure simultanément différents rôles :
― Organiser le dialogue entre les différents managers de
l'entreprise notamment sur le contenu du futur projet. Ce débat
préalable permet d'éviter des déceptions lors de la recette de l'application
qui se traduisent par des difficultés de démarrage pouvant aller jusqu'au blocage
lors de la mise en œuvre de l’application. La discussion entre tous les
décideurs concernés est importante. Pour cette raison il est nécessaire de
s'assurer que toutes les parties prenantes se sont complétement exprimés sur le
contenu du projet.
― Fixer les objectifs et les orientations du projet.
C'est le rôle clé du comité de pilotage. Deux systèmes d'information ayant les
mêmes fonctions peuvent avoir une organisation et des résultats très différents
selon les priorités qui ont été fixées par le comité de pilotage. Lors de
l'étude d'expression des besoins des objectifs et des orientations doivent
avoir été déterminés par le maître d'ouvrage. Il est ensuite nécessaire que le
comité de pilotage les valide et s'assure que le cahier des charges permet effectivement
de les atteindre.
― Effectuer les arbitrages notamment entre la richesse
fonctionnelle de la future application, son budget, ses délais et la qualité
attendue. C'est un équilibre difficile à trouver car les attentes des différents
parties prenantes concernées sont variables et hétérogènes. Les discussions et
les négociations se déroulent au sein du comité de pilotage. Le chef de projet
et le maître d'ouvrage ont la responsabilité de l'informer de manière complète afin
qu'il puisse faire des choix éclairés.
― Valider, arrêter le planning et le budget. Une fois le
cahier des charges rédigé le comité de pilotage à la responsabilité de confirmer
ces choix. Les nouveaux plannings et budgets du projet à l’issu de ce travail
d’analyse fonctionnelle sont souvent assez différents de ceux qui ont été
défini à l'origine. C'est un sujet essentiel de discussion au sein du comité de
pilotage car il est toujours possible d’envisager de s'y prendre autrement.
― Suivre le projet au cours des différentes étapes. Le
comité de pilotage doit s’assurer que tout se passe comme prévu, notamment au
cours de l'étape de réalisation. Pour cela on va périodiquement évaluer l’avancement
du projet et rapporter cet indice à la charge de travail consommée de façon à
détecter d'éventuelles dérives. Il est alors possible de prendre les mesures
nécessaires pour les corriger.
Comme on le voit
le comité de pilotage a un rôle d’animation et en même temps une mission de
contrôle du projet au sens large du terme. Il doit s'assurer que tout se passe
comme prévu et que le résultat de chaque étape est conforme à ce qui est attendu,
par exemple que le document appelé "cahier des charges" a un contenu
conforme, qu'il est complet et qu'il est bien aligné sur le document de
référence antérieur, généralement appelé dossier d'expression des besoins. De
même au cours de chaque étape le comité de pilotage doit s’assurer que le
travail prévu est effectivement terminé et que la consommation de la charge est
conforme à ce qui est prévu.
Le rôle clé du cahier des charges
Dans ce contexte
l'étape d'analyse fonctionnelle débouchant sur le cahier des charges est un
moment très importante et le comité de pilotage joue un rôle clé dans
l'élaboration et la validation du cahier des charges.
Bien entendu, le
comité de pilotage ne va pas rédiger le cahier des charges. Il n’en a pas le
temps ni forcement les compétences. Il n'a pas non plus la responsabilité de
son établissement. Ce travail incombe aux futurs utilisateurs sous l’autorité
de la maîtrise d'ouvrage. Si c'est nécessaire ils se font aider par une
assistance à la maîtrise d'ouvrage.
Parfois la
maîtrise d'œuvre (l'équipe informatique) assure ce travail mais il risque
d’être ensuite contesté lors de la mise en place de l’application.
De manière plus
générale le comité de pilotage a la responsabilité de s'assurer que ces
opérations se sont déroulés normalement, conformément à ce qui était prévu.
Le comité de
pilotage n'a pas la possibilité d’effectuer la validation détaillée du cahier
des charges. Ses membres n'ont ni la compétence ni le temps de le faire. Par
contre il a la responsabilité de s'assurer qu'il y a bien eu une validation,
que les corrections nécessaires ont été effectuées et que toutes les parties
prenantes ont bien été consultées. En cas de doute il peut nommer un groupe de
travail chargé de valider le document et de lui rendre compte. Dans ce cas, il
faut le savoir, le projet perd un à deux mois, parfois plus, par rapport au
planning initial.
Soyons précis, le
comité de pilotage a la responsabilité de s'assurer qu'il y a bien eu une
double validation, fonctionnelle et technique, qu'elle a été faite par les
personnes concernées et qu'un nouveau budget et un nouveau planning alignés sur
ceux établis à l'origine. De plus il doit vérifier que toutes les parties
concernées ont effectivement participé à la validation. Si ce contrôle n'est
pas effectué il arrive qu'on s'aperçoit ensuite, en cours de réalisation, voir lors
des tests, que des fonctions importantes ont été oubliées ou que le budget
prévu est nettement insuffisant.
Le rôle particulier du comité de pilotage
dans le suivi des opérations
Durant les phases
de conception du projet mais surtout au cours de l'étape de réalisation et de
tests le comité de pilotage a la responsabilité de s'assurer que le planning et
le budget du projet sont respectés. Pour cette raison un tableau de bord du
projet doit être régulièrement établi dont ses membres sont les principaux destinataires.
Généralement il est établi tous les mois par le chef de projet ou l’assistance
à la maitrise d’ouvrage. Il permet de suivre un certain nombre d'indicateurs
concernant :
― L'avancement
du projet,
― La
charge de travail consommée,
― Le
planning constaté par rapport au planning prévu,
― Les
dépenses engagées et constatées,
― Différents
ratios de productivité et d'efficacité.
Le tableau de
bord permet de rapprocher les valeurs actuelles de ces différents indicateurs
et les valeurs objectifs ou prévues.
Par contre le comité
de pilotage ne va pas se réunir pas tous les mois pour analyser le tableau de
bord du projet. Normalement il se réunit aux moments clés du projet comme à la
fin d'une étape ou au début de l'étape suivante. S'il se réunit tous les mois
il est possible que ce ne soit pas un vrai comité de pilotage mais plutôt un
comité d'avancement chargé de suivre les opérations et de prendre les décisions
correctives nécessaires. S'il se réunit périodiquement ce n'est plus un comité
de pilotage mais un comité chargé de l'avancement suivant le détail des
opérations.
Cependant le
comité de pilotage n'a pas à se substituer au chef de projet ni d’essayer de
diriger le projet à sa place les opérations. Au contraire, son rôle est de le
renforcer et de l'aider à mener à bien sa mission.
A défaut de
tableau de bord il est utile de communiquer a minima aux membres du comité de
pilotage chaque mois le planning et le relevé des dépenses effectuées au titre du
projet. Il est important que ces documents soient transmis aux intéressés
accompagnés d'une courte note d'explication. Il n'est, par contre, pas utile de
réunir le comité de pilotage pour commenter ces chiffres car tout décideur
expérimenté sait les lire. Par contre en cas de dérive significative, de
défaillance d'un fournisseur important ou si on constate que la solution
technique envisagée ne donne pas les résultats attendus, le président du comité
de pilotage peut prendre l’initiative de réunir en urgence.
Le comité de pilotage n'est pas un groupe
de travail parmi d’autres
Comme nous venons
de le voir trop souvent on confond le comité de pilotage avec d'autres
instances concourant au projet comme :
― Le comité projet ou le comité d'avancement. Il se
réunit tous les mois dans les premiers jours du mois pour faire le point sur le
projet et régler les différents problèmes qui peuvent survenir. Il est chargé
de mesurer l’avancement du projet. Il comprend les principaux responsables de
l’équipe de réalisation (la maitrise d’œuvre) et des représentants de la
maîtrise d’ouvrage ([2]).
― Un groupe de validation. Il est constitué à la fin de
l'étape d'analyse fonctionnelle afin de s'assurer que le cahier des charges est
complet et qu'il est conforme aux demandes figurant dans le document
d'expression des besoins. S'il trouve des absences ou des incohérences il demande
à l'équipe projet de corriger ou de compléter le cahier des charges.
― Un groupe d'information. Il a pour but d'informer sur
le contenu du projet toutes les personnes intéressées. Viennent à ses réunions toutes
les personnes qui le souhaitent. C'est une réunion ouverte. Ces réunions se
tiennent deux ou trois fois au cours de l'étape de l'analyse fonctionnelle puis
ensuite une ou deux fois au moment des tests.
― Un groupe de travail. Il regroupe quelques personnes
concernées par l'étude d'un point particulier ou pour effectuer un travail
spécifique comme de recenser tous les écrans qu'il sera nécessaire de
développer ou de rédiger un ou plusieurs chapitres du cahier des charges. Par
contre l’idée de faire dessiner par un groupe de travail tous les écrans risque
d'entraîner des dérives importantes dans le temps car cela représente une
importante charge de travail. Il est préférable de faire faire ce travail par
des professionnels puis de faire valider le résultat par un groupe de travail.
― Une réunion de l'équipe de développement. C'est une
instance très utile pour informer et motiver les développeurs. Le but de ces
séances est de leur rappeler les objectifs du projet, de faire le point sur
l'avancement des opérations, de leur signaler les difficultés rencontrées, de
leur présenter les solutions adoptées, d’analyser les causes des retards
constatés sur le planning d'origine, ...et surtout de rappeler à chacun l’importance
de son rôle.
Ces différentes
instances ont leur utilité et leur rôle mais elles ne doivent pas être
confondues avec le comité de pilotage qui est un organe tout à fait spécifique car
son rôle est de garantir l’évolution régulière du projet.
Nécessité d'avoir dans le comité de
pilotage des décideurs de bon niveau
La composition du
comité de pilotage est un point très important à examiner. Pour être efficace ce
doit être un groupe de taille limitée ne comprenant que des décideurs ([3]).
Ils doivent être choisis en fonction de leur intérêt particulier pour le
projet. Généralement ils sont directement concernés par la mise en œuvre de la
future application, et ils veulent s'assurer de ses orientations et de l'avancement
du projet.
Le chef de projet
et le maître d'ouvrage participent au comité de pilotage. Leur rôle est de
décrire l'avancement du projet, les résultats obtenus, les difficultés
rencontrées, ... Pour cette raison ils n’est pas souhaitable qu’ils dirigent
pas les débats. C'est, normalement, le rôle du président du comité de pilotage.
Généralement on choisis pour assurer ce rôle le décideur le plus directement
concerné par le projet. On peut aussi choisir une personne ayant déjà eu à
gérer des projets complexes du même type.
Parfois on nomme
le chef de projet où le maître d'ouvrage président du comité de pilotage. Ce
n'est pas une solution conseillée car, dans ce cas, cette personne est à la
fois juge et partie. Lorsqu'un problème délicat survient ils risquent de ne pas
avoir une attitude neutre à l'écoute de l'ensemble des parties prenantes.
De même, comme
nous l'avons vu, il n'est pas nécessaire que toute l'équipe informatique participe
au comité de pilotage. Ils ont souvent le sentiment de perdre leur temps car
leurs préoccupations sont assez loin des discussions entre les autres membres
du comité de pilotage. Ils sont plus intéressés de participer à un comité
projet ou un comité d'avancement. De même il n’est pas indispensable de faire
venir les chefs d'équipe de la maitrise d’œuvre au comité de pilotage sauf
s'ils sont directement concernés par un des points de l'ordre du jour ([4]).
Autre point
important : le comité de pilotage n'est pas un tribunal chargé de juger le chef
de projet. Ce n'est pas non plus un face à face entre les informaticiens et les
utilisateurs. C'est au contraire un lieu de discussion, de recherche de
solutions en vue de l'établissement de compromis entre des visions et des
approches différentes.
On a parfois
tendance à faire du comité de pilotage un organe où toutes les départements de
l'entreprise sont représentés de façon à en faire une sorte une assemblée
générale. Cela risque de faire beaucoup de monde autour de la table alors seuls
quelques personnes sont directement concernés. Dans ces conditions les débats
sont chaotiques et il devient difficile de faire prendre des décisions. Les
comités efficaces ont en général une taille réduite.
Cas pratique. Une entreprise du secteur de l'industrie
lourde décide de lancer un projet informatique permettant d'améliorer la
coordination et le suivi des commandes clients entre les différents départements.
Son budget est de 5 millions d’euros. Le comité de pilotage comprend cinq
personnes :
― Le
directeur commercial,
― Le
directeur de production,
― Le
directeur informatique,
― Le
maître d'ouvrage,
― Le
chef de projet.
Ce sont tous des
décideurs. Le président du comité de pilotage est le directeur de production
car il est responsable de l'équipe de planification de la production qui aura ensuite
la responsabilité d’assurer le fonctionnement courant de la future application.
On notera que généralement
le directeur général n'est pas membre du comité de pilotage. Ce n'est pas
nécessaire. Cependant, dans certains cas sa présence peut être utile notamment
si on estime que des décisions délicates doivent être prises au cours du projet.
Le rôle clé du président du comité de
pilotage
Le choix du
président du comité de pilotage est une décision importante. Si on choisit une
personne trop autoritaire on risque de subir des tensions et des conflits. Au
contraire si c'est une personne trop laxiste le projet risque de s'enliser. Le
président idéal doit être une personne patiente et raisonnable.
Son rôle
principale est d'animer les réunions du comité de pilotage. Il doit notamment
veiller à ce que toutes les parties prenantes puissent s’exprimer. En cas de
difficulté il doit s'efforcer de trouver des compromis acceptables par toutes
les parties prennantes.
Le président du
comité de pilotage peut être amené à prendre des décisions comme :
― Nommer le chef de projet. La nomination du chef de
projet par le président du comité de pilotage est un moyen efficace permettant
de développer une relation de confiance entre eux. Cependant ce n'est pas
toujours le cas car il peut avoir été nommé avant que soit désigné les membres
du comité de pilotage. Le président du comité de pilotage peut aussi être
amener à remplacer le chef de projet. C’est une situation plus délicate.
― Valider les notes de cadrage ou le PMP, Plan de Management de
Projet. Ces documents définissent le fonctionnement d'une étape à venir
ou de l'ensemble du projet et notamment la répartition des tâches entre les
différents intervenants. L'existence de ces documents est pour le comité de
pilotage l’assurance d’une meilleure maîtrise du projet ([5]).
― Valider le principe de la sous - traitance d'une partie ou de
l'intégralité du projet. Il peut arriver que face à des difficultés
notamment des retards constatés par rapport au planning initial le président du
comité de pilotage décide qu'il est nécessaire de sous-traiter une partie du
projet ([6]).
― Convoquer le comité de pilotage en urgence. En cas
d'incident grave risquant de mettre en difficulté le projet il peut décider
qu'il est nécessaire de faire le point et, le cas échéant prendre des
décisions.
― .....
Comme on le voit
le choix du président du comité de pilotage est une décision importante et elle
a une forte influence sur la maîtrise du projet.
Pour avoir une
gestion de projet efficace il est d’abord nécessaire d'avoir une démarche
fiable et éprouvée et ensuite de la confier à un chef de projet efficace et compétent.
Le comité de pilotage n'est pas là pour dicter au chef de projet la méthode de
gestion de projet ni à lui imposer la manière de gérer le projet. De même il
n'a pas à se substituer à un chef de projet insuffisant. Par contre il a la
responsabilité de détecter les fragilités de la méthode employée ou les limites
des compétences du chef de projet.
[1] - Ce cadre de référence
peut être une simple note de cadrage, un plan de management de projet (PMP) ou
un plan d’assurance qualité (PAQ). Ce peut aussi être une méthodologie de
gestion de projet mais dans ce cas on reste au niveau des principes et il
manque dans ce document les modalités pratiques du projet.
[2] - La composition
du comité d’avancement et du comité de pilotage est très différente. Généralement le comité de pilotage ne
comprend pas tous les membres de l'équipe projet mais seulement le chef de
projet et si c'est nécessaire, un ou deux collaborateurs pour l'assister. Le
participants du comité de pilotage sont pour l’essentiel des décideurs des différents
métiers concernés par le projet.
[3] - Un décideur est une personne ayant
de larges responsabilités. Selon une jolie formule on dit : "qu'il a
charge d'âmes".
[4] - Il faut prendre garde au fait que leur présence peut être interprétée par les
autres membres du comité de pilotage comme la volonté de « faire la
salle » pour inverser le rapport de force.
[5] - Dans certains cas il existe un Plan d’Assurance
Qualité (PAQ). Dans ce cas le comité de pilotage a la responsabilité de valider
ce document et de s’assurer de son application effective.
[6] - Par contre le choix du ou des prestataires relève
de la maitrise d’œuvre sous le contrôle de la maîtrise d’ouvrage.
