lundi 4 janvier 2016

N'oubliez pas la note de cadrage

Un projet informatique d'une certaine taille est toujours une opération complexe faisant appel à de nombreuses compétences. Ceci est dû au fait que dans le cadre d'un projet il est nécessaire de recourir à de nombreuses activités différentes. De plus un nombre élevé de personnes sont concernées directement ou indirectement par un projet. Souvent elles ont des démarches différentes et des points de vue assez éloignées les uns des autres. Pour ces raisons il est nécessaire de mettre ces personnes et ces activités en bon ordre pour mener le projet dans les délais et les budgets prévus. C'est le rôle des notes de cadrage.
Pour organiser un projet on commence par s'efforcer d'identifier l'ensemble des tâches le constituant. Ce sont des activités précises confiées à une personne en lui accordant un délai de réalisation déterminé. C'est par exemple l'animation d'un groupe de travail, la mise au point d'un document ou la rédaction d'un programme. Un projet informatique comprend plusieurs centaines de tâches, voir dans le cas des grands projets plusieurs milliers de tâches. Pour mener à son terme le projet dans le délai prévu il est nécessaire de mettre en ordre ces tâches. Pour cela on a pris l'habitude de les regrouper en étapes ou en phases.
Les étapes sont de natures très différentes. Elle concerne des opérations de conception, de réalisation, de tests et de mise en place. Très souvent on décompose les étapes trop lourdes et trop complexes en étapes plus courtes et donc plus facile à maîtriser. Ainsi il est habituel de décomposer l'étape de conception en deux : conception globale (généralement appelée l’expression des besoins) et conception détaillée (souvent appelée analyse fonctionnelle). Selon les projets il y a entre 5 et 10 étapes. La difficulté de cet organisation tient au fait que ce ne sont pas toujours les mêmes personnes qui participent à ces différentes opérations et donc il faut gérer les passages de relais entre les différentes équipes.
Au cours d'une même étape de nombreux participants interviennent simultanément. Mais pour que leurs actions soient efficaces il est important de déterminer dans quel ordre ils agissent et de manière plus générale comment sont coordonnées leurs opérations. C'est le premier objectif de la gestion de projet. Il est ainsi possible d'améliorer de manière significative son déroulent.

Les risques de dérives des projets sont nombreux

Naturellement les projets informatiques ont tendance à dériver. D'ailleurs si ce risque n'existait pas il est probable qu'on aurait jamais eu l'idée d'organiser les développements de logiciels en mode projet.
Les origines de ces dérives sont nombreuses. Une des causes les plus fréquente est le fait que les différents intervenants s’attendent les uns les autres. Une personne attend qu'une autre lui délivre un document mais ce dernier l'ignore et pendant ce temps il fait autre chose sans se rendre compte qu'il risque de mettre tout le projet en retard. Un projet est une succession de passages de balles qui doit doivent se faire sans anicroche.
Trois situations critiques peuvent survenir et se traduire par des dérives significatives :
·      Détecter les tâches qui peuvent avoir été oubliées. Au cours d'une étape une ou plusieurs tâches importantes sont oubliées mais on ne s'en aperçoit que plus tard lorsqu'on a besoin de leurs résultats et on constate leur absence. Il est alors nécessaire de les réaliser toutes affaires cessantes. Cela ne peut que se traduire par un allongement des délais et une dérive des coûts.
·   Effectuer certaines tâches trop en avance sur le planning théorique. Une faible coordination se traduit par des initiatives individuelles qui aboutissent à réaliser des travaux en avance par rapport à des dates plus raisonnables pour les effectuer. Dans ces conditions on est amené à présumer certains résultats. Or ils peuvent ensuite être infirmés par les travaux qui sont ensuite effectués. Dans ces conditions certains travaux doivent être refait.
C'est par exemple le cas lorsqu'on effectue la définition de l’architecture technique en même temps que les travaux d’expression des besoins. Or, on le sait bien, l'architecture technique ne peut être définie que lorsque l’analyse fonctionnelle est terminée. Dans ces conditions il alors nécessaire de refaire la définition de l'architecture technique.
·      Eviter que certaines tâches soient faites en double.  Il arrive que le même travail soit fait à la fois par les utilisateurs et par les informaticiens, par exemple la définition des écrans et des états. C'est une lourde charge de travail et qui pèse sur les délais. Il est important de veiller à ne faire qu'une seule fois le travail et à bien le faire.
Comme on le voit les risques de dérives sont importants. Pour les limiter il est nécessaire d'identifier les tâches à effectuer, décider qui va les accomplir et à quel moment il va le faire. Leur identification et leur affectation est un point clé de la gestion de projet. 

Se poser les bonnes questions

Pour organiser efficacement une étape d’un projet on commence par identifier les différentes tâches qui doivent être effectuées et ensuite on va les affecter aux différents participants concernés. Pour cela on s'efforce de répondre aux cinq questions traditionnelles :
·      Qui fait,
·      Quoi,
·      Où,
·      Comment
·      Quand.      

Ces questions se résument par le sigle traditionnel : QQOCQ. Certains préfèrent le QQOQCCP correspondant à : Qui, Quoi, Où, Comment, Combien et Pourquoi. Effectivement il peut être intéressant de répondre aux questions : Combien et Pourquoi. A mon avis cela n'apporte pas grand-chose mais dans certains cas cela peut être utile.
Le sigle QQOCQ est une traduction du sigle anglais 5 W pour Who, What, Where, When et Why. En français ce sont : Qui, Quoi, Où, Quand et Pourquoi.
Cette démarche n'est pas nouvelle. Elle remonte à l'antiquité. C'est une méthode d’exposé des circonstances d’une situation définie proposée par un professeur de rhétorique grec : Hermagoras de Temnos et reprise quelques siècles plus tard par Saint-Augustin. En latin On considère : le Quis, Quid, Quando, Ubi, Cur, Quem ad modum, Quibus adminiculs qu'il est possible de traduire par : Qui, Qu’est-ce, Quand, Où, Pourquoi, De quelle façon, Ce qui permet.
De manière concrète pour chaque tâche on va s'attacher à répondre à ces cinq questions. On établit pour cela un tableau avec en ligne les différentes tâches identifiées qui doivent être effectuées au cours de l'étape et en colonne les différentes questions de base : Qui fait Quoi, Où, Comment et Quand. Ceci permet d'identifier sans ambiguïtés toutes les tâches à effectuer et les différents acteurs concernés.
Bien entendu, d'une étape à l'autre la liste des tâches sont différentes par contre d'un projet à l'autre on retrouve à peu près la même liste de tâches. Il est pour cette raison utile d’avoir une liste des tâches standard. 

Définir la règle du jeu de l’étape

On va reprendre de ce tableau la liste des tâches et les responsables à qui elles sont affectées. C'est la base de la note de cadrage. On va indiquer pour chaque tâche le rôle que va jouer chaque intervenant. On appelle ce tableau un RACI car on indique dans chaque case du tableau le rôle de chacun à l'aide des quatre lettres suivantes :

Exemple RACI

·      R : responsible. : responsable
·      A : accountable : ou peut le traduire par « autorité » mais ce sont ceux qui doivent rendre des comptes
·      C : consulted. : consulté
·      I : informed : informé.
Exemple de tableau RACI
On s'aperçoit souvent qu'il n'est pas toujours simple d’identifier sans ambiguïté le responsable à chaque tâche. Des fois il n'a aucun responsable et des fois il y en a plusieurs. Ceci explique les confusions parfois constatées.
A partir de cette liste de tâches il est possible de fixer pour chacune la date de début, la durée probable et en déduire la date de fin. Il est aussi possible d'estimer la charge de travail nécessaire en nombre de jours en distinguant celle des informaticiens (la maîtrise d'œuvre) et celles des utilisateurs (la maîtrise d'ouvrage). C’est le cœur de la planification des projets.

Le contenu de la note de cadrage

Une note de cadrage est un document court. Généralement elle fait 2 à 3 pages. Elle est généralement rédigée en une demi à une journée par un professionnel expérimenté. Ce document a pour premier objectif de définir le qui fait quoi ([1]). Pour cela on établit deux listes et un tableau:  
·   La liste des tâches en se basant sur des listes de tâches standard qui sont adaptées aux particularités du projet,
·      La liste des participants au projet : informaticiens et utilisateurs (maîtrise d’œuvre et maîtrise d’ouvrage),
·       Le tableau d’affectation des tâches aux personnes. C’est le rôle du tableau RACI.
Ces deux listes et ce tableau est la base de la note de cadrage.
Il est possible de leur ajouter différents tableaux complémentaires :
·      Une évaluation de la charge de travail nécessaire pour réaliser l'étape. Cette estimation peut être faite globalement ou détaillée par tâche. Elle peut concerner exclusivement le personnel de l'équipe informatique (la maîtrise d'œuvre seule) ou l'ensemble des personnels concernés y compris les utilisateurs participants aux opérations au cours de cette étape (la maîtrise d'œuvre et la maîtrise d'ouvrage).
·     Les délais de réalisation des différentes tâches en tenant compte de leurs dates de début et dates de fin. Cela peut être une évaluation globale ou une estimation tâche par tâche. Il est ainsi possible de fixer une date probable de fin de l'étape.
Ces informations sont très utiles pour informer les différents intervenants la charge de travail qui leur est affecté et les contraintes de délai qu'ils doivent respecter.
On peut envisager d'ajouter à ces données quelques informations générales concernant le projet :
·       Le domaine de la future application (à qui et à quoi elle servira).
·       Les objectifs à atteindre qui ont été fixés à l'origine du projet.
·       La démarche suivie et notamment la liste des étapes (le découpage du projet).
·       La description des livrables de l'étape (par exemple le plan des documents à livrer).
Il n'est pas nécessaire d'en faire des pages mais de rappeler quelques orientations qui permettront d'éviter d'éventuelles dérives.

Quelques règles simples

Pour établir la note de cadrage il est nécessaire d’appliquer quelques règles de simples comme par exemple :
·      Rédaction de la note de cadrage. Généralement elle est rédigée par le chef de projet. C'est la première chose qu'il doit faire lorsque un projet lui est confié. Il peut arriver que la note de cadrage soit établie par le maître d’ouvrage ou par un assistant à maître d'ouvrage ([2]). La première note de cadrage qui est établie au moment où on décide de réaliser une étude de faisabilité est un cas particulier. Elle est généralement appelée la note de lancement et elle est, très souvent, rédigée par le décideur demandeur du projet.
·    Validation du document. Les différentes notes de cadrage sont validées par le comité de pilotage pour s'assurer du consensus de l’ensemble des parties prenantes. Au début du projet le comité de pilotage n'a pas encore été désigné. Il est alors difficile de trouver une instance de validation. Ce travail peut être confié au comité de direction ou à une commission informatique. Ce n’est pas la meilleure solution mais c’est mieux que l’absence de validation.
·   Clarté du texte. Il est important d'avoir un document court et clair. Un document trop volumineux ne sera pas lu par les décideurs. De plus il sera long à rédiger or, au moment d'un lancement d'une nouvelle étape, il faut aller vite. Il ne faut pas que la note de cadrage dépasse 3 pages. Au-delà c'est déjà un document d'analyse qui risque d'anticiper sur des travaux qui seront effectués ultérieurement. 
·      Avoir un modèle de référence. Pour aller vite il est pratique que le rédacteur ait à sa disposition un modèle de référence de la note de cadrage et qu'il adapte au cas particulier qu'il va prendre en charge. Cette collection de notes de cadrages de référence couvrant les différentes étapes du projet doivent être maintenu par la direction des études de la direction des systèmes d'informatique, et plus particulièrement par le responsable méthode, s'il existe.
·       Liste des tâches standards. D'un projet à l'autre on retrouve à peu près les mêmes tâches aux différentes étapes du projet. Il est pour cette raison souhaitable de mettre à la disposition des chefs de projets une liste des tâches standard correspondant à chaque étape ([3]). A défaut on peut s’inspirer du découpage d’un projet analogue.
·      Trouver la bonne maille. Il est recommandé de ne pas décomposer l'étape en tâches trop petites. En moyenne elles durent de 1 à 5 jours par tâche, rarement plus. On commence la rédaction d'un programme le lundi, on le test et le termine le vendredi. On a intérêt à regrouper les opérations voisines en une seule tâche par exemple la programmation, les tests techniques et la documentation d'un programme est une même tâche et non en trois. De même si un groupe de travail se réunit une fois par semaine pendant trois mois, soit environ 10 réunions, on considère que ce ne sont pas dix tâches mais une seule. Par contre la rédaction du cahier des charges, qui représente une grosse charge de travail, peut être décomposé en plusieurs tâches par exemple une tâche par chapitre important.
·     Ne pas oublier le style. Une attention particulière doit être portée au style de la note de cadrage. Il doit être simple et direct. On doit éviter d'employer des termes trop généraux car ils sont souvent source d'ambiguïté et donc de confusion.
·    S’assurer du consensus. Il est important de s'assurer qu'il existe un réel consensus de l’ensemble des intervenants et des différentes parties prenantes. Il est nécessaire qu'il y ai un accord sur les objectifs recherchés, les délais de réalisation et de mise en place. Enfin un accord explicite doit exister concernant la charge de travail nécessaire pour mener à bien l'étape.
·      Limiter le volume de travail. L'expérience montre qu'il n'est pas souhaitable de passer trop temps à établir la note de cadrage. Un professionnel expérimenté disposant d'un modèle et d'une liste des tâches standard n'a pas besoin de plus d'une journée de travail. Par contre il peut arriver qu'il passe plus de temps ensuite à la faire valider par l'ensemble des parties prenantes, surtout si elles sont réticences au projet.
Ces différentes règles sont simples à appliquer et ne posent pas de problèmes. Faut-il encore les appliquer. Or, très souvent, croyant bien faire, on en fait trop. On finit pas faire de la rédaction de la note de cadrage une étape avant celle qui est à réaliser. Ce n’est pas raisonnable. Il est nécessaire d’aller vite.

Rédaction et validation de la note de cadrage

Dans le cadre d'un projet il est nécessaire d'établir au moins quatre notes de cadrage  correspondant aux principales étapes :
·       L’expression des besoins souvent appelé l'étude de faisabilité ou business case. Dans certains cas on l’appelle la note de lancement.
·       Le cahier des charges correspondant à l'étape d'analyse fonctionnelle.
·      La réalisation. Elle peut comprendre une ou plusieurs étapes. Il peut y avoir aussi plusieurs itérations dans le cas de démarches agiles avec des livrables intermédiaires. 
·       Les tests. Cette note de cadrage particulière s’appelle souvent un plan de tests.
Mais souvent dans un projet il peut y avoir un nombre supérieur à quatre étapes. Dans ce cas on a un plus grand nombre de notes de cadrage.
L'expression des besoins et le cahier des charges peuvent être regroupés en une seule étape comme c'est notamment le cas dans les méthodes agiles. On note que chaque méthode s'est attachée à donner un nom particulier à cette étape : la phase d'exploration, l'initialisation, l'établissement de scénarios, le backlog, l'inception, le use case,... En fait ce sont tous des études de faisabilité plus ou moins complètes.
La maîtrise d’ouvrage a la responsabilité de s'assurer qu'avant le début de chaque étape une note de cadrage a été établie. S'il n'y a pas de chef de projet ou s'il a "oublié" de la rédiger le maître d'ouvrage peut rédiger ce document à sa place. Il arrive parfois que la direction informatique rédige la note de cadrage notamment pour les étapes de réalisation et de tests. Ce n'est pas la meilleure solution mais parfois "faute de grives on mange des merles".
Dans tous les cas le comité de pilotage joue un rôle important. Il a pour mission de s'assurer qu’à chaque étape une note de cadrage est rédigée par le chef de projet et qu'elle est conforme aux baselines du planning et du budget du projet. En cas de dérive par rapport à ces objectifs il est à même de prendre alors des décisions de redressement.

Aller plus loin que la note de cadrage

Dans le cas de projets complexes ou comportant des risques élevées on peut avoir une démarche plus structurée. C'est le rôle des Plans de Management de Projet souvent appelés PMP. C'est un document reprenant les différentes notes de cadrages correspondant aux différentes étapes du projet. Il est lancé au départ du projet. L'étape à venir est détaillée et les suivantes sont plus sommaires. Au fur et à mesure de l'avancement du projet des versions successives sont établies éliminant les étapes terminées et complétant le texte des étapes à venir. Souvent on isole en tête du document les dispositifs communs aux différentes étapes : le comité de pilotage, l'instance de coordination, la mesure de l'avancement, le suivi du budget, le tableau de bord du projet, ...
On peut aller plus loin avec les PDL, Plans de Développement de Logiciel, ou les PDP, Plans de Développement de Projet. Ce sont des documents plus ambitieux avec une définition de l'organisation du projet et de ses différentes instances de coordination, la définition des différents livrables, leurs règles de validation,.... Cette démarche concerne des projets complexes réalisés par plusieurs équipes se trouvant dans des pays différents et parlant des langues différentes, ayant des méthodes de travail différentes, …. On trouve des PDL ou des PDP dans le cas de développement de systèmes d'exploitation, des logiciels de gestion de bases de données ou des systèmes d'armes.

Au-delà de la note de cadrage

Il est aussi possible d'aller plus loin en mettant en place d’un PAQ : Plan d’Assurance Qualité. Dans ce cas on quitte le management de projet pour s'approcher d'une démarche qualité. Les deux approches sont assez voisines mais elles n'ont pas les mêmes objectifs ni les mêmes coûts. En effet la mise en place d'un PAQ a un coût non-négligeable. Il est de l’ordre de 10 % du coût du projet soit une somme équivalente au coût du management de projet. Mais si les risques de dérives ou de non-qualités sont élevés ce surcoût est parfaitement justifié. Ceci fait qu'on ne mettra en place un PAQ que si on estime que c’est nécessaire. Il est pour cela important d’évaluer les risques et les enjeux.

Mais dans la plupart des projets on n'a pas besoin de PMP, de PDL, de PDP ou de PAQ. Une simple note de cadrage par étape est largement suffisante. Par contre l'absence de ces notes de cadrage est une grave faiblesse qui peut se traduire par de graves dérives de charge, de délais et de coûts. L'absence de note cadrage explique les fragilités de nombreux projets trop souvent constatés. Les auditeurs chargés d'évaluer des projets le savent bien. La plupart des projets rencontrant de graves difficultés n'ont pas de note de cadrage. C'est un point d'audit bien connu.  





[1] - Par analogie avec le théâtre on parle de "la distribution des rôles". Ainsi chacun sait ce qu'il doit faire.
[2] - Cette solution peut poser quelques problèmes car lorsque le chef de projet est nommé il arrive qu’il constate qu’il n’a pas forcement la même vision des travaux à effectuer
[3] - Les entreprises ayant défini un découpage WBS (Work Breakdown Structure) standard il suffit de le reprendre tel quel.

Aucun commentaire: